В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями» . В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями» . В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол» . Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

2017-06-21

Создаем базу данных MySQL

Здравствуйте уважаемый посетитель!

Прежде чем приступить к очередной теме создания сайта, хочу извиниться за задержку в написании статей. Но, как говорится, причина уважительная, так как связанно это было с работой по другим важным проектам. Надеюсь, в дальнейшем, дела насущные позволят мне рассмотреть все основные заявленные вопросы по развитию сайта в штатном режиме, с периодичностью 1-2 статьи в неделю.

Этой статьей начинается следующая часть сборника "Сделай сайт с нуля своими руками", которая в основном будет направлена на развитие и оптимизацию сайта, наполнение его контентом и необходимым функционалом.

А для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность полноценно развивать сайт нам будет не обойтись без рассмотрения такого важного вопроса, как работа с базой данных MySQL (в дальнейшем для обозначения базы данных MySQL будет также встречаться аббревиатура "БД").

В данной статье мы создадим базу данных на локальном веб-сервере Denwer и на хостинге, на котором размещен наш сайт.

• Зачем нужна база данных
• Что из себя представляет база данных MySQL
• Создаем базу данных на локальном веб-сервере Denwer
• Создаем базу данных на хостинге

Зачем нужна база данных

В предыдущих статьях мы занимались созданием основы сайта, включающее следующие основные этапы:

• разработка дизайн-макета;
• формирование веб-страниц с помощью HTML и CSS;
• создание динамического сайта с использованием PHP;
• адаптация сайта под мобильные устройства с помощью медиа-запросов;
• размещение сайта в интернете;

При этом на всех этих этапах не требовалось использования какой-либо базы данных.

А теперь, как было выше сказано, мы будем заниматься развитием сайта, куда будут включены, такие вопросы, как:

• наполнение контентом;
• работа с формами;
• учет информации о клиентах;
• учет информации о заказах;
• учет информации о полученных комиссионных;
• учет информации об отправленных и полученных e-mail;
• оптимизация;

Как видно, даже из названия вышеуказанных пунктов, нам потребуется где-то сохранять и обрабатывать необходимую информацию.

Но, наверное, может возникнуть вопрос, а зачем нужна вообще база данных? Ведь сохранять информацию можно и в обычных файлах?

Конечно, можно решать все эти вопросы и без базы данных, используя для этого содержимое файлов. Но, в таком случае операции по извлечению и сортировке будут куда более трудоемкими. Да и скорость получения информации из базы данных значительно быстрее, чем из файлов. А если к этому добавить объем кода, который потребуется для обработки данных, размещенных в файлах, то вопрос, использовать ли базу данных, отпадает сам собой.

Что из себя представляет база данных MySQL

О программном-сервере MySQL написано много различной справочной литературы, которую можно найти на специализированных интернет-ресурсах. Поэтому, при необходимости, не сложно будет более подробно ознакомится с теоретическими вопросами по этой информационной системе. Здесь же мы основное внимание уделим практическому применению этого инструмента для нашего сайта.

А для этого, на мой взгляд, вполне достаточно понимать только то, что база данных MySQL, по сути, представляет собой набор обычных таблиц, с которыми всем нам приходилось когда-то встречаться. И, поэтому, для тех, кто с этим знакомиться впервые, не стоит пугаться такого термина, как "база данных".

Эти таблицы могут иметь в зависимости от объема разное количество строк (записей) и столбцов (полей). Первый столбец обычно определяет уникальный идентификатор записи (его обычно называют "id"), а остальные поля назначаются в зависимости от их количества.

Таким образом, выбрав с помощью специальных запросов языка SQL какую-нибудь строку, мы можем выполнить с ней все необходимые действия, такие как записать в нее данные, извлечь, отсортировать или обновить.

Для того, чтобы наглядно это пояснить, ниже привожу скриншот фрагмента таблицы с одного из моих действующих сайтов, в которой ведется постоянный учет всех посещений, включая различные сервисы и поисковые роботы.

Такой прикладной инструмент дает возможность собирать информацию о всех посещениях сайта в заданный период, и в случае необходимости анализировать эти данные. Что особенно полезно для нештатных ситуаций. Если это кого-то заинтересует, дайте знать, в одной из последующих статей могу выложить соответствующий код и рассказать, как это работает.

Здесь видно, что таблица состоит из 6-ти столбцов и определенного количества строк, в зависимости от размера заданного периода (в данном случае в таблице имеется 35539 последних записей). Каждая строка содержит данные по дате, времени, количестве посещений за сутки, ip-адрес пользователя и наименование хоста.

При этом, в первом столбце можно видеть уникальные id для каждой строки таблицы, что позволяет их идентифицировать по этому значению.

К примеру, можно сделать SQL запрос, который переберет по порядку все значения id, и таким образом позволит извлечь данные из всей таблицы. А можно, сделав запрос по конкретному ip-адресу, отсортировать и проанализировать посещения, которые были сделаны именно с него.

В общем, имея какие-либо данные в таблице MySQL можно в зависимости от требуемой задачи извлекать нужную информацию.

Аналогично, используя запросы можно и записывать и обновлять содержимое таблиц.

Как видно, здесь ничего сложного нет. Главное, при работе с MySQL знать, как правильно составить запросы. Но, и в этом больших трудностей возникнуть не должно, в чем можно будет убедиться, когда в дальнейшем будем записывать и извлекать данные, необходимые при добавлении функционала сайта.

А сейчас, для того, чтобы иметь возможность формировать таблицы MySQL и с ними работать, создадим базу данных в локальном веб-сервере Denwer и на хостинге, где размещен сайт.

Создаем базу данных на локальном веб-сервере Denwer

Для работы с MySQL существует специальное приложение phpMyAdmin, представляющее веб-интерфейс для администрирования системы управления базами данных (СУБД). Этот инструмент позволяет через браузер осуществлять администрирование сервера MySQL, включая создание таблиц и просмотра их содержимого.

Таким образом, используя указанное приложение, мы и будем создавать базу данных MySQL.

Для этого, в начале, набрав в адресной строке браузера "http://localhost/Tools/phpMyAdmin/" откроем главную страницу phpMyAdmin.

Следует отметить, что открыть этот интерфейс можно и другим способом - через ссылку на главной страница Денвера, как показано на следующем скриншоте, предварительно набрав в браузере "http://localhost/denwer/".

А далее, перейдя в соответствующий раздел, создадим базу данных. Для этого достаточно ввести ее наименование, (назовем ее, например, "avtobezugona") и необходимую кодировку, в нашем случае, это будет "ult8_general_ci"

Вот и все, наша база с именем "avtobezugona" создана, о чем свидетельствуют соответствующие поля в перечне баз данных раздела "Базы данных" и в главном меню phpMyAdmin.

Создаем базу данных на хостинге

Для того, чтобы создать базу данных, сначала необходимо войти в панель управления хостингом, как было показано в статье Покупаем хостинг для сайта .

Успешное создание базы подтверждается соответствующим информационным сообщением с отображением необходимых данных для подключения. Их обязательно следует где-то записать, так как в дальнейшем они потребуются для работы.

В связи с тем, что данная база предназначена для действующего сайта, по понятным причинам некоторые поля на скриншотах сделаны неразборчивыми.

Теперь можно перейти непосредственно в редактор PhpMyAdmin и установить необходимую кодировку базы данных.

Но, для того, чтобы войти в приложение PhpMyAdmin следует ввести в соответствующие поля данные, которые были определены при создании базы и подтверждены на завершающем этапе (рис.7).

В итоге, мы получили требуемый результат, создали базу данных в Денвере и на хостинге. И теперь готовы в следующих статьях создавать в них таблицы и работать с их содержанием.

• Следующая сатья:

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel - это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
   
6. Настройте вид макета для отчета.

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office - Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

• текстовый;
• поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
• числовой;
• дата/время;
• денежный;
• счётчик;
• логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
• поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
• гиперссылка;
• вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
• вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
• мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов . Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения . Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу . Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных - нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.