Цель работы

· научиться работать с относительными и абсолютными ссылками

· научиться передавать данные из MS Excel в MS Word

· уметь составлять формулы и работать с различными функциями MS Excel

· овладеть различными приемами форматирования текста и данными в таблицах MS Excel

· научиться подготавливать различного рода иллюстративный материал, используя средства построения диаграмм и графиков

· овладеть приемами построения обновляемых таблиц, используя в качестве исходных данных детализированную информацию

Задание 1. Создание относительной и абсолютной ссылки

1. Создайте документ MS Excel и сохраните его как Лабораторная_работа_2.xcls. Назовите первый лист "Ссылки". Введите данные, как показано на рис. 1.

Примечания: Чтобы назвать лист, необходимо мышкой выделить его текущее наименование, нажать правой кнопкой мыши и выбрать Переименовать. В графе В2, чтобы получилось 100р., необходимо набрать чисто 100 и выбрать денежный формат (правая кнопка мыши - формат ячеек...).

2. Посчитайте зарплату Иванова при помощи создания формулы, содержащей относительную ссылку. Для этого выделите ячейку С4 и перейдите в строку формул. Введите формулу =В2*В4 (рис. 2) и нажмите Enter .

Рис. 2 Введенное выражение в Строку формул

Примечание: при введении формулы используйте латинские буквы или, пользуясь мышкой, выбирайте нужные ячейки.

3. Скопируйте формулу в ячейки С5 и С6, потянув за маркер заполнения. При этом тиражирование формулы данного примера с относительными ссылками в ячейке С5 появится сообщение об ошибке (№ЗНАЧ!), так как изменился относительный адрес ячейки В2, и в ячейку С5 скопировалась формула = В3*В5.

Рис. 3. Сообщение об ошибке (#ЗНАЧ!) в ячейке С5.

4. Задайте абсолютную ссылку на ячейку В2. Для это выделите ячейку С4. Поставьте курсор в строке формул на В2 и нажмите клавишу F4, которая осуществляет преобразование относительной ссылки в абсолютную и наоборот (Рис. 4). Знак ($ ) появится как перед ссылкой на столбец, так и перед ссылкой на строку. Формула в ячейке С4 будет иметь вид = $B$2*B4.

5. Последовательно нажмите F4, которая будет добавлять или убирать знак $ перед номером столбца или строки. (B$2 или $B2 - так называемые смешанные ссылки).

7. Скопируйте формулу в ячейки С5 и С6, потянув за маркер заполнения. В итоге должна получиться таблица с корректно отраженными данными (рис. 5).

Выслуга лет" href="/text/category/visluga_let/" rel="bookmark">выслугу лет , используя данные, сформированные в Excel, используя для связи данных Специальную вставку.

1. Перейдите на новый лист и назовите его "Специальная вставка" и введите данные, представленные на рисунке 6. Выделите заполненные ячейки и скопируйте в буфер обмена.

Примечание: для того, чтобы в ячейке слова не вылезали за границы и выстраивались одно под другим, нужно выделить ячейку, нажать правой кнопкой мыши, выбрать Формат яеек..., перейти на вкладку Выравнивание и поставить галочку напротив "переносить по словам".

Рис. 6. Данные на листе "Специальная вставка".

2. Создайте текстовый файл в MS Word, сохраните его как Приказ. docs . Оформите его произвольно так, как, по вашему мнению может выглядеть приказ о назначении заработной платы сотрудникам, оставив пустое место там, где по логике можно вставить табличку с посчитанной зарплатой.

3. Поставьте курсор в место вставки таблицы. Выполните команду, представленную на рисунке ниже:

Рис. 7. Команда Специальная вставка

Появится диалоговое окно Специальная вставка (рис.8)

Microsoft" href="/text/category/microsoft/" rel="bookmark">Microsoft Excel (объект).

5. Отметьте переключатель Связать и нажмите кнопку ОК.

6. В результате, на странице текстового документа появится объект, связанный с документом Excel.

7. Вернитесь в документ Excel и измените ячейки столбца "премия" на формат "Денежный" (выделите диапазон ячеек Е2:Е10, правой кнопкой мыши выберите Формат ячеек...) (рис. 9). На вкладке Число выберите Денежный. Нажмите ОК.

https://pandia.ru/text/78/392/images/image010_15.jpg" width="497" height="358 src=">

Рис. 10. Данные столбца Премия отображены в денежном формате.

8. Перейдите в документ Word. Выделите объект таблицы. Вызовите правой кнопкой мыши конкретное меню и выберите из перечисленного строку Обновить связь (рис. 11).

https://pandia.ru/text/78/392/images/image012_13.jpg" width="627" height="396 src=">

Рис. 12. Установка переключателя в диалоговом окне Специальная вставка

Задание 3. Используйте функцию ВПР для автоматической подстановки данных из одной таблицы в другую

1. Перейдите в новый лист и переименуйте его в ВПР. Создайте две таблицы, как это показано на рис. 13.

Рис. 13 Данные листа ВПР

2. Перенесите суммы из таблицы Данные возврата из столбца Возвращено (в руб.) в таблицу Возврат долга автоматически, ориентируясь на ФИО с тем, чтобы можно было потом посчитать Остаток задолженности. Для этого дайте диапазону ячеек Данные возврата собственное имя, выделив все, кроме "шапки" (G2:H22) и нажав затем правой кнопкой мыши и из появившегося списка выбрав Имя диапазона.

3. В открывшемся диалоговом окне Создание имени введите имя (без пробелов) остаток . В дальнейшем используйте это имя для ссылки на таблицу Данные возврата.

Рис. 14. Диалоговое окно Создание имени

4. Выделите ячейку D3, куда будет введена формула и откройте Мастер функции, нажав на fx возле строки формул (рис. 15).

Рис. 15 Вызов Мастера функции

Рис. 16 Диалоговое окно Мастер функций

5. В появившемся диалоговом окне ввода аргументов для функции (рис. 17):

Рис. 17. Диалоговое окно Аргументы функции

Заполните их по очереди:

· Искомое_значение - ячейки В3

· Номер­_столбца - порядковый номер (не буква!) столбца, из которого нужно брать значение суммы - 2

· Интервальный_просмотр - введите значение ЛОЖЬ, это означает, что поиск только точного соответствия.

6. Нажмите ОК и скопируйте введенную функцию на весь столбец.

7. Введите в ячейку Е3 формулу для подсчета Остатка задолженности (=С3- D 3). Скопируйте введенную формулу на весь столбец, чтобы автоматически подсчитать Остаток задолженности. (рис. 18).

https://pandia.ru/text/78/392/images/image019_7.jpg" width="633" height="491">

Рис. 19 Диалоговое окно Мастер текстов

4. На первом шаге Мастера выберите Формат исходных данных, т. е. символ, который отделяет друг от друга содержимое будущих отдельных столбцов (с разделителями). Нажмите Далее.

5. На втором шаге Мастера необходимо указать, какой именно символ является разделителем. Отметьте пробел (рис. 20). Нажмите Далее.

Рис. 20 Диалоговое окно Мастер текстов. Установка разделителей

6. На третьем шаге для каждого из получившихся столбцов, выделяя их предварительно в окне Мастера, выберите формат Текстовый (рис. 21). Нажмите Готово, утвердительно ответив на вопрос о замене конечных ячеек, который выдаст Excel.

В результате текст будет разделен на 3 столбца, что и требовалось в задании (рис. 22).

Рис. 21. Диалоговое окно Мастер текстов. Установка формата данных столбца

­

Рис. 22. Результат разделения по столбцам.

Задание 5 Автоматически склейте текст из нескольких ячеек, используя формулу и знак &.

1. Создайте новый лист. Дайте ему имя and .

2. Введите в ячейки А1, В1, С1 - , соответственно.

3. Выделите ячейку D1. В строку формул введите следующую формулу: = A 1&" "& B 1&" "& C 1 , после чего нажмите Enter.

В результате, в ячейке D1 объединятся фамилия, имя и отчество с необходимыми пробелами (рис. 23).

Рис. 23. Результат объединения ФИО в одну ячейку.

Задание 6. Автоматически склейте текст из нескольких ячеек с помощью функции Извлечение из текста первых букв ЛЕВСИМВ.

1. Создайте новый лист. Введите в ячейки А1, В1, С1 - , соответственно.

2. Выделите ячейку D1. В строку формул введите следующую формулу: = A 1&" "&ЛЕВСИМВ(В1;1)&"."&ЛЕВСИМВ(С1;1)&"."

3 Нажмите Enter (рис. 24).

Рис. 24 Результат склеивания текста, находящегося в разных ячейках.

Задание 7. Транспонируйте Данные таблицы при помощи формулы массива и функции ТРАНСП

1. Создайте новый лист и назовите его ТРАНСП. Введите данные, как показано на рис. 25.

Рис. 25 Данные листа ТРАНСП

2. Выделите диапазон ячеек для размещения транспонированной таблицы. Поскольку исходный массив ячеек был 10 строк и 2 столбца, то надо выделить диапазон пустых ячеек размером 2 строки и 10 столбцов.

3. Введите в строку формул функцию транспонирования = ТРАНСП

4. В качестве аргумента функции выделите ваш массив ячеек А1:В10 и закройте скобку.

Обратите внимание, что Вы имеете дело с массивом, и поэтому для ввода формулы, нажать нужно не просто Enter !!!

5. Нажмите Ctrl + Shift + Enter . В строке формул Excel автоматически заключил созданную Вами формулу в фигурные скобки. Получился "перевернутый массив" в качестве результата (рис. 26).

Рис. 26. Результат транспонирования данных

Задание 8. Выделите в таблице данные, повторяющиеся более 1 раза, используя Условное форматирование

1. Создайте новый лист и назовите его Условное форматирование.

2. Скопируйте в него ячейки В3:В22 листа ВПР.

3. Выделите весь список. Выберите в меню Главное - Условное форматирование - Создать правило.

4. Выберите Тип правила - Использовать формулу для определения форматируемых ячеек . В соответствующей строке введите формулу:

СЧЁТЕСЛИ($A:$A;A2)>1

Эта простоя функция ищет, сколько раз содержимое текущей ячейки встречается в столбце А. Если это количество повторений больше 1, т. е. у элемента есть дубликаты, то срабатывает заливка ячейки.

5. Для выбора цвета выделения в окне Условное форматирование нажмите кнопку Формат... и перейдите на вкладу Вид . Выберите желтый цвет и нажмите ОК.

Рис. 27. Диалоговое окно Условное форматирование

В результате, данные, повторяющиеся более 1 раза, будут помечены в таблице желтым цветом.

Задание 9. Создайте отчет, используя Сводную таблицу

1. Создайте новый лист и назовите его Сводная таблица . Заполните ее так, как показано на рис. 28.

Рис. 28. Данные листа Сводная таблица

2. Выделите активную ячейку в таблице с данными (любое поле списка) и нажмите в меню Вставка - Сводная таблица - Сводная таблица

3. В появившемся окне заполните все так, как показано на рис. 29.

Рис. 29 Мастер сводных таблиц

4. Нажмите кнопку ОК. Появится следующее окно:

Гистограмма" href="/text/category/gistogramma/" rel="bookmark">гистограммную диаграммы.

1. Откройте табличный процессор Microsoft Excel 2007 и создайте рабочую книгу с именем Лабораторная работа №1 .

2. Необходимо создать таблицу расчета заработной платы сотрудников предприятия.

3. Для упрощения ввода данных в таблицу создайте раскрывающийся список (рис. 22), содержащий ФИО сотрудников предприятия.

Рис. 22. Раскрывающийся список

4. Вставьте еще один лист в рабочую книгу Excel, используя ярлычок в строке Ярлычок листа .

5. На новом листе создайте список сотрудников (рис. 23).

Рис. 23. Список сотрудников предприятия

6. Для сортировки ФИО по алфавиту выполните команду: вкладка ленты Данные группа Сортировка и фильтр кнопка .

7. Выделите диапазон ячеек А1:А10 и щелкните поле Имя у левого края строки формул. Введите имя для ячеек, например Сотрудники . Нажмите клавишу Enter .

8. Чтобы запретить другим пользователям просмотр и изменение полученного списка, защитите и скройте лист, на котором он находится.

9. Правой кнопкой мыши щелкните по ярлычку листа. В контекстном меню выберите команду .

10. В диалоговом окне Защита листа (рис. 24) введите пароль для отключения защиты листа. В разделе Разрешить всем пользователям этого листа снимите флажки со всех элементов. Нажмите кнопку ОК .

Рис. 24. Диалоговое окно Защита листа

11. В диалоговом окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз.

12. Правой кнопкой мыши щелкните по ярлычку листа и в контекстном меню выберите команду Скрыть .

13. Перейдите на Лист 1 и создайте таблицу Расчет заработной платы
(рис. 25). Столбец ФИО заполните, используя раскрывающийся список.

Рис. 25. Структура таблицы

14. Выделите диапазон ячеек, в который требуется поместить раскрывающийся список.

15. На вкладке Данные в группе Работа с данными выберите команду Проверка данных .

16. В диалоговом окне Проверка данных укажите тип и источник данных (рис. 26).

17. Откройте вкладку Сообщение для ввода (рис. 27). Заполните пустые поля.

Рис. 26. Диалоговое окно Проверка данных

Рис. 27. Сообщение при вводе данных

18. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке (рис. 28). Заполните поля Вид , Заголовок и Сообщение .

Рис. 28. Сообщение при ошибке ввода данных

19. Для заголовков таблицы установите перенос текста (кнопка , расположенная на панели инструментов Выравнивание вкладки ленты Главная ).

20. Закрепите два первых столбца и строку заголовков таблицы. Для этого выделите диапазон ячеек C5:I20 и выполните команду: вкладка ленты Вид группа Окно кнопка .

21. Столбец Оклад заполните произвольными данными и установите денежный формат ячеек, используя команду:

вкладка ленты Главная панель инструментов Число в раскрывающемся списке форматов выберите Денежный формат .

22. Составим формулу для вычисления премии, которая составляет 20% от оклада. Любая формула начинается со знака = , поэтому переходим в ячейку F5 ивводим формулу =E5*20% (или =Е5*0,2 ).

23. С помощью маркера автозаполнения (черный крестик возле правого нижнего угла выделенной ячейки) скопируйте формулу в область
F6: F11 .

24. Между столбцами Премия и Подоходный налог вставьте столбец Итогоначислено , в котором посчитайте сумму Оклад+ Премия .

25. Заполните остальные столбцы таблицы, учитывая, что подоходный налог составляет 13% от начисленной суммы.

26. Посчитайте сумму к выдаче в долларах, для этого задайте текущий курс доллара, например 32, и в ячейку J5 введите формулу: =I5/$C$14 . Знак $ используется в формуле для того, чтобы при копировании с помощью маркера автозаполнения, адресация ячейки не изменялась.

27. Для ячеек, в которых содержатся денежные данные, установите соответствующий формат.

28. Используя функцию СУММ , посчитайте общую сумму подоходного налога. Для этого:

· установите курсор в ячейку Н12 ;

· поставьте знак =;

· в строке формул нажмите кнопку ;

· в появившемся диалоговом окне мастера функций (рис. 29) выберите категорию Математические , функцию СУММ ;

· в качестве аргумента функции СУММ выделите диапазон суммирования Н5:Н11 ;

· нажмите кнопку ОК.

29. Аналогичным образом посчитайте общую сумму к выдаче в долларах и общую сумму к выдаче в рублях.

Рис. 29. Мастер функций

30. Найдите среднюю (СРЗНАЧ ), минимальную (MИН ) и максимальную (MAКС ) заработные платы.

31. Используя условное форматирование, обозначьте красным цветом Суммы к выдаче , менее 5 500 руб. Выполните команду: вкладка ленты Главная группа Стили раскрывающийся список Условное форматирование Правила выделения ячеек .

32. Постройте диаграмму Заработная плата сотрудников предприятия
(рис. 30). Выделите одновременно столбцы Ф.И.О. и Сумма к выдаче (удерживая клавишу Сtrl), и на вкладке ленты Вставка на панели инструментов Диаграммы выберите вид Гистограмма .

33. Используя вкладку ленты Макет, вставьте подписи осей и название диаграммы.

Рис. 30. Пример оформления диаграммы

34. Постройте круговую диаграмму, показывающую соотношение между общей суммой к выдаче и суммарным подоходным налогом (рис. 31).

Рис. 31. Пример оформления круговой диаграммы

Целью лабораторной работы является изучение и закрепление навыков работы по вводу данных и использованию формул в Microsoft Excel 2007 .

Ввод данных в электронную таблицу

В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в «графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.

Ввод чисел

Числа вводятся с помощью верхнего ряда клавиатуры или числовой клавиатуры. В качестве десятичного разделителя применяется запятая или точка, можно вводить знаки денежных единиц. Если перед числом ввести «минус» или скобки, то оно считается отрицательным. Нули, набранные перед числом, игнорируются программой. Если необходимо получить значение с нулями впереди, его необходимо интерпретировать как текстовое.

Для представления чисел в Excel используется 15 цифр, при вводе числа из 16 цифр оно автоматически сохранится с точностью до 15 цифр. Числовые значения автоматически выравниваются по правой границе ячейки.

Ввод значений дат и времени

Excel для представления дат использует внутреннюю систему порядковой нумерации дат. (Так, самая ранняя дата, которую может распознать программа, – 1 января 1900 года, этой дате присвоен порядковый номер 1, следующей дате – порядковый номер 2 и т. д.). Даты вводятся в привычном для пользователя формате и распознаются автоматически. Временные значения также вводятся в одном из распознаваемом форматов времени. Представление даты и времени непосредственно на листе регулируется заданием формата отображения ячейки.

Ввод текста

Как текстовые значения воспринимаются все введенные данные, не распознаваемые как числа или формулы. Текстовые значения выравниваются по левой границе таблицы. Если текст не умещается в одной ячейке, то он располагается поверх соседних ячеек, если они свободны. Параметры расположения текста в ячейке задаются через формат ячеек.

Ввод формулы

Формулой считается любое математическое выражение. Формула всегда начинается со знака «=», может включать в себя, кроме операторов и ссылок на ячейки, встроенные функции Excel.

Форматы данных

После ввода в ячейку данных, Excel автоматически старается определить их тип и присвоить ячейке соответствующий формат – форму представления данных. Важно назначить правильный формат ячейки, чтобы, например, ячейка могла участвовать в вычислениях (быть не текстовой).

В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах (рисунок 2.2.17). Активизировать его можно, выбрав Главная – Число – Числовой формат, либо по контекстному меню для выделенной ячейки на вкладке Число окна Формат ячеек.

Рисунок 2.2.17. Стандартные форматы

Изначально все ячейки таблицы имеют формат Общий. Использование форматов влияет на то, как будет отображаться содержимое в ячейках: общий – числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей, если число слишком большое, то в виде экспоненциального; числовой – стандартный числовой формат; финансовый и денежный – число округляется до 2 знаков после запятой, после числа ставится знак денежной единицы, денежный формат позволяет отображать отрицательные суммы без знака «минус» и другим цветом; краткая дата и длинный формат даты – позволяет выбрать один из форматов дат; время – предоставляет на выбор несколько форматов времени; - процентный – число (от 0 до 1) в ячейке умножается на 100, округляется до целого и записывается со знаком %; дробный – используется для отображения чисел в виде не десятичной, а обыкновенной дроби; экспоненциальный – предназначен для отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа от 0 до 10 и степени числа 10 (положительной или отрицательной); текстовый – при установке этого формата любое введенное значение будет восприниматься как текстовое; дополнительный – включает в себя форматы Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона, Табельный номер; все форматы – позволяет создавать новые форматы в виде пользовательского шаблона.

Использование средств, ускоряющих ввод данных

При вводе данных на листы таблицы могут быть использованы некоторые приемы, позволяющие ускорить их ввод.

1) Автозаполнение при вводе. При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера автозаполнения (крестика в нижнем правом углу активной ячейки) можно скопировать значения в смежные ячейки. С помощью открывающегося контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши после перетаскивания, можно задать дополнительные параметры автозаполнения (например, введя в ячейки числа 1 и 3, можно получить последовательность чисел с шагом 2 для выделенного диапазона ячеек).

2) Использование прогрессии. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (получается арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат). Чтобы задать прогрессию, нужно выбрать кнопку Заполнить панели Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

3) Автозавершение при вводе. При помощи этой функции можно выполнять автоматический ввод повторяющихся текстовых данных. После ввода в ячейку текста Excel запоминает его и при следующем введении после набора первых букв слова предлагает вариант для завершения ввода. Для завершения ввода необходимо нажать «Enter». Доступ к этой команде можно также получить выбрав по контекстному меню по правой кнопке мыши пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Функция автозавершения работает только с непрерывной последовательностью ячеек.

4) Использование автозамены при вводе. Автозамена предназначена для автоматической замены одних заданных сочетаний символов на другие при вводе. Например, можно задать ввод одного символа вместо ввода нескольких слов. Команда доступна по кнопке Office – Параметры Excel. В пункте Правописание - Параметры автозамены нужно задать текст и его сокращение.

5) Использование сочетания клавиш Сtrl+Enter для ввода повторяющихся значений. Для введения одних и тех же значений в несколько ячеек можно выделить их, ввести значение в одну ячейку и нажать Сtrl+Enter. В результате одни и те же данные будут введены во все выделенные ячейки.

Проверка данных при вводе

Если необходимо быть уверенным в том, что на лист введены правильные данные, можно указать критерии, которые являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек. Для задания проверки выполните команду Данные – Работа с данными – Проверка данных. В появившемся окне (рисунок 2.2.18) задайте критерии проверки на вкладке Параметры, текст сообщения-подсказки пользователю для ввода на вкладке Сообщение для ввода, текст сообщения об ошибке на вкладке Сообщение об ошибке.

После применения команды Данные – Работа с данными – Обвести неверные данные все неверные данные будут обведены красными кружками.

Рисунок 2.2.18. Окно задания параметров проверки данных

Использование формул

Под формулой в Excel понимается математическое выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки. В формулах могут использоваться: числовые значения; адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки); операторы: математические (+, -, *, /, %, ^), сравнения (=, <, >, >=, <=, < >), текстовый оператор & (для объединения нескольких текстовых строк в одну), операторы отношения диапазонов (двоеточие (:) – диапазон, запятая (,) –для объединения диапазонов, пробел – пересечение диапазонов); функции.

Ввод формулы всегда начинается со знака «=». Результат формулы отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. Адреса ячеек в формуле могут вводиться вручную, а могут просто с помощью щелчка мыши по нужным ячейкам.

После вычисления в ячейке отображается полученный результат, а в строке формул в окне ввода – созданная формула.

Способы адресации ячеек

Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки рабочего листа (например А1, BM55). В формулах адреса указываются с помощью ссылок – относительных, абсолютных или смешанных. Благодаря ссылкам данные, находящиеся в разных частях листа, могут использоваться в нескольких формулах одновременно.

Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы (Пример записи ссылки: A2, С10).

Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в формулу. При копировании формул эти ссылки не изменяются. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, поставьте знак доллара ($) перед обозначением столбца и строки (Пример записи ссылки: $A$2, $С$10). Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется смешанная ссылка с фиксацией нужного параметра. (Пример записи ссылки: $A2, С$10).

Замечания

· Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки.

Встроенные функции Excel

Каждая функция имеет свой синтаксис и порядок действия, который нужно соблюдать, чтобы вычисления были верными. Аргументы функции записываются в круглых скобках, причем функции могут иметь или не иметь аргументы, при их использовании необходимо учитывать соответствие типов аргументов. Функция может выступать в качестве аргумента для другой функции, в этом случае она называется вложенной функцией. При этом в формулах можно использовать до нескольких уровней вложения функций.

В Excel 2007 существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить вручную с клавиатуры (при этом активируется средство Автозаполнение формул, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию (рисунок 2.2.19)), а можно выбирать в окне Мастер функций, активируемом кнопкой на панели Библиотека функций вкладки Формулы или из групп функций на этой же панели, либо с помощью кнопки панели Редактирование вкладки Главная.

Рисунок 2.2.19. Автозаполнение формул

Формулы можно отредактировать так же, как и содержимое любой другой ячейки. Чтобы отредактировать содержимое формулы: дважды щелкните по ячейке с формулой, либо нажмите F2, либо отредактируйте содержимое в строке ввода формул.

Присвоение и использование имен ячеек

В Excel 2007 имеется полезная возможность присвоения имен ячейкам или диапазонам. Это бывает особенно удобно при составлении формул. Например, задав для какой-либо ячейки имя Итого_за_год, можно во всех формулах вместо адреса ячейки указывать это имя.

Имя ячейки может действовать в пределах одного листа или одной книги, оно должно быть уникальным и не дублировать названия ячеек. Чтобы присвоить имя ячейкам, нужно выделить ячейку или диапазон и в строке названия ввести новое имя. Либо воспользоваться кнопкой Присвоить имя панели Определенные имена вкладки Формулы и вызвать диалоговое окно (рисунок 2.2.20), чтобы задать нужные параметры.

Рисунок 2.2.20. Окно создания имени

Для просмотра всех присвоенных имен используйте команду Диспетчер имен. Также на листе можно получить список всех имен с адресами ячеек по команде Использовать в формуле – Вставить имена панели Определенные имена.

Для вставки имени в формулу можно применить команду Использовать в формуле и выбрать из списка необходимое имя ячеек.

Замечание. Имя может быть присвоено не только диапазонам ячеек, но и формуле. Это удобно при использовании вложенных формул.

Отображение зависимостей в формулах

Чтобы выявить ошибки при создании формул, можно отобразить зависимости ячеек. Зависимости используются для просмотра на табличном поле связей между ячейками с формулами и ячейками со значениями, которые были задействованы в данных формулах. Зависимости отображаются только в пределах одной открытой книги. При создании зависимости используются влияющие ячейки и зависимые ячейки.

Влияющая ячейка – это ячейка, которая ссылается на формулу в другой ячейке.

Зависимая ячейка – это ячейка, которая содержит формулу.

Чтобы отобразить связи ячеек, нужно выбрать команды Влияющие ячейки или Зависимые ячейки панели Зависимости формул вкладки Формулы. Чтобы не отображать зависимости, примените команду Убрать стрелки этой же панели.

Рисунок 2.2.21. Отображение влияющих ячеек

Режимы работы с формулами

В Excel установлен режим автоматических вычислений, благодаря которому формулы на листах пересчитываются мгновенно. При размещении на листе очень большого количества (до несколько тысяч) сложных формул скорость работы может заметно снизиться из-за пересчета всех формул на листе. Чтобы управлять процессом вычисления по формулам, нужно установить ручной режим вычислений, применив команду Формулы – Вычисление – Параметры вычислений – Вручную. После внесения изменений нужно вызвать команду Произвести вычисления (для пересчета данных на листе книги) или Пересчет (для пересчета всей книги) панели Вычисление.

Полезной возможностью по работе с формулами является отображение всех формул на листе. Это можно сделать, используя команду Формулы – Зависимости формул – Показать формулы. После этого в ячейках вместо вычисленных значений будут показаны записанные формулы. Для возврата в обычный режим нужно еще раз нажать кнопку Показать формулы.

Если формула возвращает ошибочное значение, Excel может помочь определить ячейку, которая вызывает ошибку. Для этого нужно активизировать команду Формулы – Зависимости формул – Проверка наличия ошибок – Источник ошибок. Команда Проверка наличия ошибок помогает выявить все ошибочные записи формул.

Для отладки формул существует средство вычисления формул, вызываемое командой Формулы – Зависимости формул – Вычислить формулу, которое показывает пошаговое вычисление в сложных формулах

Практикум:.

1. Сформировать таблицу расчета суммы ряда (варианты заданий по расчету суммы ряда – см. ниже). При формировании таблицы использовать встроенные функции, абсолютную и относительную адресацию, автозаполнение ячеек.

2. В зависимости от числа слагаемых n оформить таблицу следующим образом:

Таблица 19.

x i	1	2	…	n	S	Y
0,1
0,2
.
.
1

Таблица 20.

i x	0,1	0,2	…	1
1
2
.
.
n
S
Y

3. Используя условное форматирование, выделить отрицательные числа синим цветом, числа больше 1,5 – красным цветом.

4. Оформить таблицу. Образец оформления – ниже. Шаг изменения x в зависимости от варианта задания равен 0,1 (либо Pi/*).

5. Построить в одной координатной сетке (на одной диаграмме) графики s=f(x) и y=f(x).

6. Изучить возможности применения функций (список функций см. в варианте задания), привести пример работы каждой функции.

Таблица 21. Варианты заданий

18.1 Теоретические сведения

Одним из основных назначений Microsoft Excel является выполнение различных вычислений с помощью формул и встроенных функций. Формула начинается со знака равенства и представляет собой выражение, которое может состоять из чисел, ссылок (адресов ячеек) или функций, объединенных знаками арифметических действий. В формулах Excel применяются следующие арифметические действия: возведение в степень (^); умножение (*); деление (/); сложение (+); вычитание (-).

Функция - это готовая формула, которая состоит из имени функции и аргумента или нескольких аргументов, например СУММ(A3;C8). Имя функции определяет действия, а аргументы задают значения или ячейки и указываются в круглых скобках. Причем между именем функции и круглыми скобками пробелы отсутствуют. Для вычислений с помощью функций используется Мастер функций – шаг 1 из 2, который вызывается щелчком на пиктограмме fx в строке ввода формул или выполнением команды Вставка/Формула. Перед вызовом функции необходимо установить курсор в ту ячейку, в которую необходимо ввести функцию.

Для наглядного представления зависимостей между величинами электронных таблиц в Excel используются диаграммы.

С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для данных электронных таблиц. Диаграммы строятся с помощью мастера диаграмм, который можно вызвать, щелкнув на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов, или выполнив команду Вставка/Диаграмма. Диаграмму можно создать и за один шаг, щелкнув на клавише F11. Перед вызовом мастера диаграмм необходимо выделить электронную таблицу или часть таблицы, для которой требуется создать диаграмму.

Например, для построения графика функции Y = 2sin 3 (5пx) + 7cos(3 пx) 2

в Microsoft Excel, ее необходимо представить (с помощью арифметических операций, используемых в Excel) в виде удобном для выполнения вычислений. После преобразования функции, она будет иметь вид: Y = 2*(sin(5*ПИ()*x)^3 + 7*cos(3*ПИ()*x)^2.

Затем в ячейки, которые определены для аргумента "x", надо ввести числа с определенным шагом (например, от -2 до +2 с шагом 0.1), а в ячейки, предназначенные для размещения функции Y, необходимо ввести формулу = 2*(sin(5*ПИ()*x)^3 + 7*cos(3*ПИ()*x)^2. При этом в формулу вместо аргумента "x" надо ввести ссылки на ячейки, в которых размещены их значения. После выполнения вычислений необходимо выделить результаты вычислений и вызвать мастер построения диаграмм одним из способов, а затем построить график функции за четыре шага, используя мастер диаграмм.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться с функциями, формулами, диаграммами Microsoft Excel , которые изложены в лекционном курсе или в рекомендованных источниках информации.

18.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с формулами, функциями и диаграммами в Microsoft Excel.

18.3 Постановка задачи

Вычислите функции:

• Y=2sin(пx)cos 5 (2пx) + sin(5 пx) 2 , где п - число ПИ = 3, 14;
• Z=cos(2пx) sin 3 (пx) - 3cos(4пx);
• диапазон изменения аргумента X нач =-3, X кон =3, шаг- 0,1.

По результатам выполненных вычислений (функций Y и Z) постройте в единой системе координат графики функций. Графики функций расположите на отдельном листе и введите Подписи оси Х.

18.4 Пошаговое выполнение работы

18.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

18.4.2 Запустите Microsoft Excel

18.4.2.1 Запустите Microsoft Excel, используя команду Главного меню.

После полной загрузки ОС запустите Microsoft Excel, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав в главном меню команду Программы/Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2003 . В результате откроется окно приложения Microsoft Excel , в котором отображается пустая рабочая книга "Книга 1" с тремя рабочими листами.

18.4.2.2 Сохраните рабочую книгу Excel.

Для сохранения рабочей книги в Excel выполните команду Файл/Сохранить, в окне диалога Сохранение документа введите имя файла: Графики функций. Щелкните на кнопке ОК, сохранив рабочую книгу Excel в папку Мои документы.

18.4.3 Вычисление функций

18.4.3.1 Назначьте столбцам A, B, C имена (Аргумент X, Функция Y, Функция Z).

Выполните следующее:

• в ячейку A1 введите имя Аргумент X;
• в ячейку B1 введите имя Функция Y;
• в ячейку C1 введите имя Функция Z.

18.4.3.2 Заполнение столбца A значениями аргумента X.

Выполните следующее:

• в ячейку A2 введите начальное значение (равное -3);
• выделите ячейку A2 и выполните команду Правка/Заполнить/Прогрессия... ;
• заполните поля: Расположение - по столбцам; Шаг - 0,1; Тип - арифметическая Предельное значение - конечное значение 3;

18.4.3.3 Введение в столбец B формулы для расчета функции Y.

Введите в столбец B формулу для расчета функции Y, используя Мастер функций или вводя ее с клавиатуры:

18.4.3.4 Введение в столбец C формулы для расчета функции Z.

Введите в столбец C формулу для расчета функции Z, используя Мастер функций или вводя ее с клавиатуры. Ввод формулы для расчета функции Z аналогичен вводу формулы для расчета функции Y, описанному в п. 18.4.3.3. Аргументом x для формулы, помещенной в ячейку C2, является адрес ячейки A2.

18.4.3.5 Заполнение формулами остальных ячеек столбцов B и C.

Для заполнения формулами ячеек столбцов B и C целесообразно использовать способ автозаполнения:

• выделите одновременно ячейки B2 и C2;
• установите указатель мыши на маркер заполнения и, удерживая левую кнопку мыши, протяните выделение вниз на остальные ячейки. Ячейки будут заполнены формулами.

18.4.4 Построение графиков

18.4.4.1 По результатам вычислений постройте график функции Y.

Для построения графика функции Y на отдельном листе выполните следующее:

• выделите результаты вычислений вместе с заголовком Функция Y;
• выполните команду Вставка/Диаграмма;
• выбирая на каждом из четырех шагов требуемые установки, постройте график на отдельном листе.

18.4.4.2 По результатам вычислений постройте график функции Z на той же диаграмме что и график функции Y.

Для построения графика функции Z на той же диаграмме что и график функции Y выполните:

• выделите результаты вычислений вместе с заголовком Функция Z;
• выполните команду Правка/Копировать;
• откройте лист с графиком функции Y;
• выделите диаграмму, щелкнув на ней левой клавишей мыши;
• вставьте данные из буфера обмена, выполнив команду Правка/Вставить.

18.4.5 Введите Подписи оси X на диаграмме

Для ввода подписи оси X на диаграмме выполните следующее:

• выделите диаграмму;
• выполните команду меню Диаграмма/Исходные данные...;
• откройте вкладку Ряд;
• щелкните на кнопке свернуть, расположенную справа текстового окна Подписи оси X;
• перейдите на лист с функциями, выделите значения аргумента X, кроме заголовка и нажмите клавишу Enter;
• чтобы закрыть окно Исходные данные щелкните на кнопке ОК.

Сохраните изменения в файле.

18.4.6 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладную программу Microsoft Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Контрольное задание 1. Использование формул и функций в расчетах.

Дано: а, в, с,h, l, m, x - любые числа.

Вычислить:

Результат выполнения:

V=1/3*ПИ()*B1*(B2*B2+B2*B3+B3*B3)

Контрольное задание 2. Использование относительных и абсолютных ссылок в формулах. Создание таблицы «Покупка товаров с предпраздничной скидкой».

Ответы на контрольные вопросы

1. Что такое формула в Excel? Какова её структура? Какие элементы может включать формула? Каковы правила ввода и редактирования формул в Excel?

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы.

Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

3. Как можно копировать и перемещать формулы?

При перемещении ячейки с формулой содержащиеся в формуле ссылки не изменяются. При копировании формулы ссылки на ячейки могут изменяться в зависимости от их типа.

4. Как выполняется автозаполнение ячеек формулами?

Также как и автозаполнение ячеек данными. Если в таблице необходимо провести одинаковые вычисления, используется функция автозаполнения, чтобы повторно не вводить одинаковые формулы.

5. Каким образом осуществляется редактирование формул?

Внесение изменений в рабочий лист, а также устранение ошибки выполняется с помощью редактирования формул в ячейках. Режим редактирования ячеек можно активизировать несколькими способами.

1. Редактирование формулы в строке формул:

Выделите ячейку с формулой, подлежащей редактированию,

Щелкните мышкой, расположив курсор в строке формул.

2. Редактирование формулы непосредственно в ячейке:

Дважды щелкните мышкой, расположив курсор внутри ячейки. Данный способ редактирования формулы работает только в том случае, если включена опция Правка прямо в ячейке на вкладке Правка диалогового окна Параметры меню Сервис.

Включить «режим редактирования»:

Выделить ячейку и нажать клавишу .

После завершения редактирования формулы «режим редактирования» в ячейке необходимо отключить – нажать клавишу или .

6. Что такое функция в Excel? Какова её структура?

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

8. Чем отличается формулы от функций? Как в диалоге сформировать текст функции?

Функции могут входить в состав формул.

В диалоге два окна-списка и несколько кнопок. Для удобства встроенные функции разбиты по категориям. В окне под названием "Категория" находится список категорий функций. А в окне с названием "Функция" представлен в алфавитном порядке список функций, выделенной категории.

Ниже списка функций даётся очень сжатая справка о выделенной функции. Но прочитать эту справку можно только при помощи JAWS-курсора. Если же нажать на кнопку помощи, то откроется новое диалоговое окно с подробной справкой о выделенной функции Excel.

А нажатие кнопки "ОК" активизирует второй шаг мастера функций - ввод входных параметров или аргументов функции. Обычно здесь нужно перечислить адреса ячеек и диапазоны, которые участвуют в вычислениях данной функции. После ввода очередного аргумента нужно нажимать табуляцию. В конце нужно нажать "Enter", чтобы активизировать кнопку "Ок". В диалоге ввода параметров также присутствует справочная информация, доступная только для JAWS-курсора.

После задания входных параметров встроенной функции Excel сформирует текст формулы и поместит его в ту ячейку, где находился курсор при вызове мастера функций.

9. Как пользоваться Мастером функций?

Чтобы найти нужную нам встроенную функцию Excel, необходимо войти в меню "Вставка" и активировать пункт "Функция". Раскроется диалог под названием "Мастер функций".

Выводы о проделанной лабораторной работе

В процессе выполнения лабораторной работы освоена методика работы с формулами и функциями в табличном процессоре Microsoft Office Excel.